La gestión manual de los procesos de facturación es algo que aqueja tanto a las empresas grandes como las pequeñas. Las relaciones con nuestros clientes o proveedores se pueden llegar a ver afectadas a tal punto que los errores en facturación y recepción de facturas pueden inclusive afectar los niveles de liquidez de las empresas. ¿Cuánto se puede llegar a demorar una entrada de dinero por un error en la facturación? ¿Cuánto tiempo me toma el procesar una factura? Ahora si lo llevamos a temas más organizacionales podríamos preguntarnos ¿Cuánto de ese tiempo que destinan mis empleados a procesar y realizar facturas se podría emplear en tareas que traigan más valor a la organización?
En resumidas cuentas, todas las empresas están pensadas para crecer y ese crecimiento a su vez implicará mayores ventas y mayor facturación; lo que, si lo llevamos al caso, terminará desencadenando una mayor cantidad de recursos y personas para generar y procesar facturas.
“La intervención manual en el proceso de recepción de facturas puede elevar el costo hasta los 12 USD por factura recibida”
Hoy en Sysman queremos comentarles cuales serian algunos de los beneficios de automatizar los procesos de facturación dentro de su empresa:
REDUCE LOS MÁRGENES DE ERROR: En un proceso manual siempre habrá cabida a que se genere un margen de error sea cual sea (malas cantidades, malos precios, malos descuentos, doble facturación), y más allá de deteriorar la relación con nuestros clientes debemos tener en cuenta que esto no solo generará reprocesos que acarrean costos innecesarios para la empresa y en el peor de los casos que terminemos cobrando menos de lo que debíamos y una venta se convierta en una perdida.
SE AHORRA TIEMPO: Un sistema de automatización de procesos de facturación le permitirá generar facturas y aprobar pagos con solo un par de clicks. Estos softwares ya cuentan con módulos de auto gestión donde sus proveedores podrán cargar las facturas y el sistema les dirá si el documento cumple con los requisitos de su organización. Esto por otro lado como lo mencionábamos antes le permitirá a su equipo financiero emplear este tiempo en actividades más valiosas.
MEJORA SU FLUJO DE CAJA: Partamos del hecho de que entre más se demore en emitir y radicar la factura, más se demorará ese dinero en entrar a la empresa. Además, teniendo en cuenta todo lo mencionado anteriormente su empresa no solo reducirá sustancialmente el riesgo de cometer errores en los procesos de facturación, sino que sus empleados podrán enfocar definitivamente los esfuerzos a actividades mas provechosas que por lógica se deberían convertir en capital y calidad de vida para sus trabajadores.
REDUCCIÓN DE GASTOS DE PAPELERIA Y ALMACENAMIENTO: Todas las herramientas de automatización de procesos de facturación estas apalancadas en tecnologías digitales que anulan casi por completo el uso de papelería. Tanto las facturas que su compañía emita como las que reciba serán generadas y almacenadas de manera digital; esto no solo le ahorrará los gastos de papeleo sino que también le facilitará el almacenamiento y el acceso a los documentos.
Cabe mencionar que estas herramientas le ayudarán a tener una buena salud financiera dentro de su empresa y que afectarán positivamente otras áreas al reducir los procesos internos puesto que la mayoría cuentan con la opción de enlazarse con los sistemas ERP si es que no hacen parte ya de uno.
Por: Hugo Martínez
